La microfotografía es un tipo de fotografía en la que la imagen de un documento es reducida y captada en película. Al ser fotografiados, los documentos son reducidos a un tamaño de unos cuantos milímetros.
Luego de pasar por un proceso de revelado, sobre la película tenemos una imagen reducida del documento original, la cual es demasiado pequeña para ser leída a simple vista, por lo que debe ser ampliada proyectándola sobre la pantalla de un lector de microfilm, además si contamos con un lector impresor podemos hacer copias en papel de los documentos previamente microfilmados. De esta manera, obtenemos una copia en papel que se puede utilizar como el original.

Para microfilmar debemos tener en cuenta cuatro pasos básicos:

Como explicaré más adelante, hay varias formas de llevar a cabo cada una de estas etapas, pero debemos tener en cuenta que las mismas son imprescindibles, y ademas están relacionadas unas con otras.
Por ejemplo, la forma en que Se filma el documento a menudo determina la manera en que se localiza y lee. Volveremos sobre estos puntos más adelante, pero primero repasaremos brevemente la historia de la industria micrográfica.

El microfilm, no es una invención moderna, ya se usaba en el siglo XIX.
La primera microfotografía fue realizada en 1839 por John Benjamín Dancer. Esta microfotografía fue hecha con una relación de reducción de 160x. La relación de reducción es la cantidad de veces que el tamaño del documento es reducido al ser fotografiado. Este tamaño es extremadamente grande si lo comparamos con las relaciones de reducción que comúnmente se utilizan en la actualidad.
Un francés, Rene Dagron, fue uno de los pioneros del microfilm. Ya en 1859 le fue concedida la primera patente para una microforma utilizable comercialmente. (El termino microforma engloba todas las formas y tamaños del microfilm). Poco más de una década más tarde, en 1870, durante la guerra franco - prusiana, Dagron empleó el microfilm para la defensa de su patria. Durante el sitio de París, y bajo la dirección de Dagron, se enviaron mensajes microfilmados a las tropas francesas mediante palomas mensajeras. El correo de palomas, como se llamó a las palomas de Dagron , entregó aproximadamente 115.000 mensajes. Un año después, en 1871, Dagron retornó al uso comercial de su producto microfilmando los archivos de una compañía de seguros.
Hubo pocas novedades en el empleo de microfilms hasta finales de los años veinte. En 1928, George McCarthy, un banquero neoyorquino e inventor aficionado se encontró frente a la necesidad de hallar un método eficiente para hacer copias de los cheques procesados por su banco, ya que el hecho de que un cliente de su banco negaba haber escrito o cobrado un cheque que había sido descontado de su cuenta y dado que el banco había devuelto al cliente el cheque cancelado junto a su resumen de cuenta mensual, la institución no poseía prueba alguna de que el mencionado cheque hubiera existido. McCarthy pensó que este tipo de problemas podía resolverse "Capturando" una imagen de los cheques cancelados, antes que dejaran el banco. McCarthy, que posteriormente fundó la empresa Recordak, respondió a esta situación ideando una cámara de microfilm con la que fotografiaba los cheques.
La idea de McCarthy pronto fue aceptada y muchos banqueros comenzaron a registrar los cheques de esta manera. Otras empresas e instituciones que tenían problemas con documentos " en transito" adoptaron en forma limitada el uso del microfilm. Sin embargo, y por algún tiempo, los bancos continuaron siendo los principales usuarios de microfilm.
Durante la Segunda Guerra Mundial, el uso del microfilm tuvo un considerable impulso al ser empleado por el correo de las Fuerzas Armadas de los EE.UU., el " United States Victory Mail " o correo "V".

Finalizada la guerra otras ramas del gobierno adoptaron el microfilm, principalmente a fin de reducir el espacio necesario para almacenar la cantidad cada vez mayor de documentos oficiales.

La era de la computadora.

Los adelantos tecnológicos en la industria micrográfica.

Las nuevas leyes de mantenimiento de archivos.

Con la aparición de la computadora y su uso creciente en los años sesenta, la industria micrográfica comenzó a expandirse rápidamente. Las computadoras generaron la necesidad de manejar vastas cantidades de papel. Pronto, el manejo de papel se convirtió en un problema importante. Al mismo tiempo se produjeron adelantos tecnológicos en todos los aspectos de la industria micrográfica, tanto en hardware como en software. Simultáneamente fueron sancionadas varias nuevas leyes que exigían tanto al gobierno como a las empresas la cantidad y los tipos de registros que se debían mantener.

Durante la década del ochenta la industria micrográfica se encontraba en plena expansión con una saturación del mercado de apenas el 5 % y con una estimación de crecimiento del 15 % anual.

Con la aparición en el mercado de la imagen digital, no fueron pocas las voces que anticiparon el fin de los archivos microfilmados, pero esta afirmación, merece un análisis más detallado y sin tanta ligereza, un punto importante de un análisis serio, lo encontramos en la comparación de las ventajas y desventajas de estos dos importantes recursos que empleados de forma correcta nos facilitan enormemente el manejo de nuestros archivos.

Las principales ventajas que una imagen digital posee por sobre el microfilm, quedan al descubierto cuando necesitamos consultar o recuperar un documento desde nuestros archivos, las herramientas integradas a nuestro Sistema de Información, además de facilitarnos la busqueda, acelerando este proceso, nos dan la posibilidad de que esta información se pueda compartir entre varios usuarios.

En la práctica estos archivos de imágenes, en general, aprovechan estas ventajas (Facilidad y rapidez en la consulta, posibilidad de compartir la información) durante los tres, o a lo sumo, seis primeros meses desde su creación, pasado este período, su consulta disminuye hasta hacerse innecesaria, pero en ocasiones, por razones legales debe garantizarse su guarda, por diez o más años, este tiempo más que considerable si tenemos en cuenta los rápidos cambios tecnológicos que se producen en la industria Informática, pueden provocar inconvenientes para recuperar la información digital, simplemente por incompatibilidad de los recursos disponibles al momento del recupero de datos (Lectoras de CD-R, Lectoras de DVD, Lectoras de Discos Ópticos, etc.), en prevención a estos cambios tecnológicos, se debería migrar a la nueva tecnología con los costos que ello implica.

Esto nos lleva a la principal ventaja no superada del microfilm que es su perdurabilidad en el tiempo, no solo de su soporte (que en óptimas condiciones se garantizan 500 años) si no de los medios de recuperación (basados en tecnología de proyección óptica).

Teniendo en cuenta estas ventajas y desventajas de las tecnologías descriptas, podemos asegurar que la Clave para el manejo de documentos debe ser una combinación de ambas tecnologías, sobre la base de un análisis a conciencia del ciclo de vida de cada uno de los documentos emitidos por las Empresas u Organizaciones.